Ön most itt van: Kezdőlap » Részletes leírás

Részletes leírás

1. E-mail listák

Az e-mail listák olyan mappák (listák), amelyek segítségével a feliratkozókat csoportosíthatjuk. E-mail listát korlátlan számban felvehetünk, és minden e-mail listán korlátlan számú feliratkozó lehet. Minden listán előre definiált mezők vannak, amely mezőkhöz minden feliratkozó esetében adatot kell megadnunk az egyes feliratkozókról. Ilyen előre definiált mező pl. az e-mail cím, amely minden feliratkozó esetében meg kell adni. Természetesen az előre definiált mezők mellé további mezőket is definiálhatunk az egyes listákhoz, erről bővebben az „Egyedi mezők” részben olvashat. Amikor e-mail kampányt (autorespondert) küldünk ki, akkor azt csak e-mail listára küldhetjük, ami azt jelenti, hogy az adott listára feliratkozottak mindegyike megkapja azt. E-mail lista létrehozásához kattintson az “E-mail listák / E-mail lista létrehozása” menüpontra

2. Feliratkozók

Feliratkozóknak nevezzük mindazon személyeket, akik valamely listán szerepelnek. Egy feliratkozó több listán is szerepelhet, és abban az esetben, ha több e-mail címmel is rendelkezik valaki, akkor különböző e-mail címekkel, de azonos néven ugyanazon a listán is szerepelhet. Feliratkozókat csoportosítani lehet (tudja) a megadott adatai alapján. Pl. név, város, nem, …stb.

3. Feliratkozók gyűjtése

A HSZ Mail pro-ben három különböző módja van a feliratkozók gyűjtésének. Tudunk egyesével felvenni feliratkozókat, vagy csoportosan betölteni fájlból, illetve webes űrlapokon keresztül.

3.1. Feliratkozók importálása fájlból

Ha már van egy listája feliratkozókról, pl. egy CSV fájlban, akkor lehetőség van annak betöltésére a rendszerbe, az Ön által kiválasztott listába. Ha nem CSV fájlban tárolja ezeket a feliratkozókat, akkor fontos, hogy előtte ilyen formátumba mentse azt. A CSV fájl soronként tartalmazza egy-egy feliratkozó adatait, mely sorokban az adatok egymástól pontosvesszővel vannak egymástól elválasztva, mint a következő példában:

felhasznalo1@pszmail.com;Név1;Tel1;Cégnév1 felhasznalo2@pszmail.com;Név2;Tel2;Cégnév22 felhasznalo3@pszmail.com;Név3;Tel3;Cégnév3

A betöltéshez kattintson a “Feliratkozók / Feliratkozók betöltése fájlból” menüpontra

A menüpontra kattintva elindul a “Betöltés varázsló”. Válassza ki azt az e-mail listát, amelyikbe szeretne adatokat betölteni, majd kattintson a “Tovább >>” gombra. A fenti példában az importálandó fájl 3 rekordot tartalmaz (3 sort), minden rekord külön sorban. A CSV fájlok rendszerint .CSV, vagy .TXT kiterjesztésűek. Kattintson a “Tallózás” gombra, majd válassza ki azt a fájlt az Ön számítógépén, amit szeretne betölteni.

Feliratkozók importálásához egy fájlból, kattintson a “Tallózás” gombra, majd válassza ki a számítógépén az importálan-dó CSV fájlt. Tegyük fel, hogy az importálandó fájl első sora az mezőneveket tartalmazza. Lásd a lenti példán: E-MAILCÍM;NÉV;TELEFON;CÉGNÉV felhasznalo1@pszmail.com;Név1;Tel1;Cégnév1 felhasznalo2@pszmail.com;Név2;Tel2;Cégnév22 felhasznalo3@pszmail.com;Név3;Tel3;Cégnév3 … Győződjön meg arról, hogy “Igen, a fájl első sora a fejléc” jelölő-négyzet be van jelölve (ha nincs, akkor jelölje be), majd kattintson a “Tovább >>” gombra. Természetesen, ha az importált CSV fájlban az első sor nem tartalmazza a mezőneveket, akkor az iménti jelölő-négyzetből a pipát ki kell venni, ha van. Az importálás következő lépésében az importált fájl megfelelő mezőit kell összekapcsolnunk annak az e-mail listának a mezőivel, amely listára az adatokat szeretnénk beimportálni. Azok a mezők (ill. a mezőhöz tartozó adatok) nem lesznek beimportálva, amelyek egyik lista mezőhöz sem lettek hozzákapcsolva. Mindebből következik, hogy nem gond, ha a CSV fájlban a mezők száma több, mint az e-mail listáéban, és fordítva, ettől függetlenül az importálás végrehajtódik.

Bal-oldali (CSV fájlban talált) mezőkhöz kell kapcsolni, a jobb-oldali e-mail lista mezőit. A lenyíló listákban ki tudja választani, hogy az egyes importált mezőkhöz mely lista mező tartozik. Amikor az összekapcsolással végzett, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra. Végezetül kattintson az Importálás gombra. Ezek után megkezdődik az importálás, sorról-sorra. A felugró ablakban nyomon tudja követni, hogy éppen mennyi rekord lett, és hány rekord importálása van még hátra. Amikor vége az importálásnak, akkor a rendszer erről készít egy riportot:

A riport megmutatja, hogy mennyi a sikeresen és a sikertelenül importált rekordok száma

3.2. Feliratkozó felvétele manuálisan

Ha ön manuálisan szeretne a listához hozzáadni további feliratkozókat, akkor válassza a “Feliratkozók / Új feliratkozó felvétele” menüpontot.

Első lépésként válassza ki azt a listát, amelyhez szeretne új feliratkozót adni, majd kattintson a “Tovább >>” gombra. Ekkor egy űrlap fog megjelenni, ahol Önnek meg kell adni az új adatokat, ill. a megfelelő mezőket kell kitöltenie.

Egyrészt a rendszer által megadott, kötelezően kitöltendő mezőket, – pl.: e-mail cím, e-mail cím, megerősítés státusza – valamint a listához kapcsolt egyedi mezőket (az utóbbiak közül, hogy melyik kötelező, melyik nem, az attól függ, hogy az egyedi mező szerkesztése során milyen opciót választott).

Felvételéhez manuálisan kattintson a “Feliratkozók / Új feliratkozó felvétele” menüpontra

Ha azt szeretné, hogy weblapjának látogatói, feliratkozzanak a hírlevelére, akkor készítenie kell egy feliratkozó űrlapot, amit utána el kell helyeznie a weblapján. Ehhez minimális HTML tudásra szüksége van, de tulajdonképp elegendő majd csak az űrlap generált HTML kódját bemásolni a weboldal forrásába a megfelelő helyre. Különböző űrlapokat készíthet a szoftver segítségével: feliratkozó, leiratkozó, módosító vagy “Küldje tovább a ismerősének” típusú űrlapot. Önnek egy feliratkozó űrlapra lesz jelen esetben szüksége.

Töltse ki az űrlapot, feliratkozó hozzáadásához egy kiválasztott e-mail listára.

3.3. Feliratkozók gyűjtése weboldalon, űrlap segítségével

Űrlap létrehozásához kattintson az “Űrlapok / Új űrlap” létrehozása menüpontra. A “Válassza ki az űrlap típusát:” lenyíló listában válassza feliratkozó űrlapot. Ezek után adja meg az űrlap nevét, továbbá néhány további beállítást, mint pl.: szükséges-e megerősítés, küldjön-e köszönő e-mailt a szoftver, stb. Ha nem biztos ezek funkcióiban, akkor a kérdőjelet ábrázoló (segítség) ikonokra állva az egérrel, pontos leírást kap mindezekről.

4. Feliratkozók keresése

Feliratkozók szűrése lehetővé teszi, hogy kisebb célcsoportokat hozzon létre, illetve küldhessen ezen csoportoknak e-mail kampányokat, autorespondereket. A célcsoportok lehetnek azonos városban élők, csak hölgyek …stb. De akár megkereshet egy-egy feliratkozót, vagy csoportba foglalhatja az azonos domain végződésű, visszapattantak és inaktív feliratkozókat is.

4.1. Szűrés az alapmezők alapján

Van néhány mező, amelyre bármikor szűrhetünk, amelyek alapban minden e-mail listához hozzá vannak kapcsolva. Ezek a mezők a következők: e-mail cím, formátum, megerősítés, státusz, feliratkozás dátuma. Valamint, ha már volt kiküldve e-mail kampány, akkor: Linkre kattintások száma, e-mail kampány megnyitások. Ezekre a mezőkre a következő módon szűrhetünk:

 E-mail cím: ha egyéneket szeretne szűrni, akkor használhatja ezt az opciót. Ugyanis az e-mail cím egyedi. Pl. ha begépeli, hogy kovacs@emailcim.hu, és van olyan feliratkozó akinek ez az e-mail címe, akkor a feliratkozó adatait fogja megjeleníteni a szoftver, ill. helyezi el egy csoportban. Természetesen külön tud szűrni az e-mail címben a KOVACS-ra, ekkor minden olyan e-mail címet, amelyikben ez a név szerepel kilistázza. De külön lehet szűrni a domain-ekre, mint pl. a @EMALCIM.HU-ra, ekkor az összes azonos végződésű e-mail címet kiszűri a program. Pl. ha csak a fremail.hu végződésű e-mail címmel rendelkezőket szeretné egy csoportba helyezni, akkor gépelje be azt, hogy @freemail.hu.

 Formátum: a feliratkozók egy része (zöme) HTML, másik része TEXT alapú levelező programmal rendelkezik. Nyílván feliratkozáskor a megfelelő formátumot választják. Természetesen formátum alapján is tudunk szűrni, így lehet csoport, amelyikben csak a HTML, míg egy másikban csak a TEXT-es feliratkozók szerepelnek.

 Megerősítés: a feliratkozó állapotáról nyújt információt. Azaz a feliratkozása megerősített, vagy nem megerősített. Szűrhetünk e két állapot alapján is.

 Státusz: a feliratkozók 3 státuszban lehetnek. Lehetnek aktív, visszapattant és leiratkozott állapotban. Nyílván ezen értékek alapján tudjuk szűrni őket. Aktív felhasználó, aki megkapja az e-maileket, amiket az e-mail listára küldünk. Visszapattant: akinek vagy érvénytelen az e-mail címe, vagy valamilyen más okból nem érkeznek meg hozzá a levelek. Ebben az állapotban, az e-mail listára küldött leveleket nem kapja meg. Leiratkozott: aki a listáról leiratkozott. Természetesen ők sem kapnak semmilyen levelet. Pl. szűréssel megkaphatjuk a visszapattantak csoportját, és ott ellenőrizhetjük az e-mail címeket.

 Feliratkozás dátuma: értelemszerűen tudjuk szűrni a feliratkozókat, a feliratkozás dátuma szerint. Vagy úgy, hogy egy adott időpontnál később ill. korábban feliratkozottak szerint, vagy pedig egy meghatározott időintervallumban feliratkozottakat csak.

 Link átkattintás: a korábban, egyes listákra kiküldött e-mail kampányok esetében, statisztikai adatként a rendszer megőrzi a linkre kattintások számát. Ehhez természetesen szükséges, hogy az e-mail kampányban legyenek más aloldalra mutató linkek. Ha volt, akkor tudja csoportosítani a feliratkozókat aszerint, hogy rákattintottak vagy nem az adott linkre.

 E-mail kampány megnyitás: a korábban, egyes listákra kiküldött e-mail kampányok esetében, statisztikai adatként a rendszer megőrzi az e-mail megnyitások számát. Szűrés során. csoportosítani tudja a feliratkozókat aszerint, hogy megnyitotta vagy nem az adott e-mail kampányt a feliratkozó.

4.2. Szűrés egyedi mezők alapján

Amikor létrehoz egy új egyedi mezőt és információkat gyűjt az egyes feliratkozókról, feliratkozó űrlapok, módosító űrlapok segítségével. Vagy netán adatokat importál be az egyes listákra, az egyes egyedi mezőkhöz, akkor az egyedi mezők alapján, ill. azok tárolt értékeire szűrni tud, ezáltal csoportosítani a feliratkozókat. Természetesen az egyedi mezők alapján való szűrés, csak azokra a listákra érvényes, amely e-mail listákhoz az egyedi mező hozzá lett kapcsolva. Pl. ha létrehozott egy “Név” egyedi mezőt, akkor tud szűrni e mező alapján is, de csak azoknál a listáknál, amely listákon gyűjti a “Név” adatokat is. Ha a létrehozott egyedi mező lenyíló lista, vagy rádiógomb, vagy esetleg jelölő négyzet, akkor ezeknél a az űrlap elemeknél megadott értékek alapján szűrhet.

A feliratkozó űrlap létrehozása nagyon egyszerű Ha megadta, ill. beállította az űrlaphoz szükséges adatokat, opciókat, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra. A következő oldalon annak függvényében, hogy miket állítottunk be az előbbi űrlapon, fognak megjelenni különböző szerkesztendő részek. Minderről egy másik részben bővebben lesz szó, de ha valamiben nem biztos, akkor segítő ikonok mindig nyújtanak támpontot. Ha megadta, ill. beállította az űrlaphoz szükséges adatokat, opciókat, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra. A következő oldalon annak függvényében jelennek a kitöltendő adatok, hogy miket állítottunk be az előbbi űrlapon. Minderről egy másik részben bővebben lesz szó, de ha valamiben nem biztos, akkor súgó ikonok mindig nyújtanak támpontot.

5. Egyedi mezők

Az egyedi mezők arra szolgálnak, hogy plusz adatokat tudjunk tárolni az egyes feliratkozókról, ezáltal több szempont alapján csoportosíthatjuk őket, továbbá szűrt adatbázisokat is létrehozhatunk. Az Egyedi mezők használhatók e-mailek megszemélyesítéséhez is. Az egyedi mezők száma korlátlan lehet. Egyedi mező lehet pl.: név, cégnév, cím, város, nem, életkor, stb.

5.1. Egyedi mező létrehozása

Az első lépés, hogy hozzon létre legalább egy e-mail listát, ha ezzel már kész, vagy van már listája, akkor kattintson az “Egyedi mező / Egyedi mező létrehozása” menüpontra. Az “Egyedi mezőt létrehozó varázsló” első oldalán az egyedi mező adatait szükséges megadnia: az egyedi mező típusát, a mező nevét, illetve, hogy a mező kitöltése kötelező-e. Az egyedi mezők típusai:

 Szöveg mező – Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy betűk és számok bármilyen kombinációját megadják. A szövegmezőbe írható karakterek száma korlátozva van, mindössze 255 karakter. Ilyen szövegmezőt hozzunk létre pl. a következő adatok tárolásához: név, cím, stb. Ezeket a mezőket használjuk a leggyakrabban a levelek megszemélyesítéséhez, pl. Kedves %%Név%%.

 Többsoros szövegmező - Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a szöveget több sorban adják meg, ill., hogy hosszabb szöveget adhassanak meg. Ilyen mező lehet pl. vélemény, iskolai végzettségek, stb.

 Csak számok – Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy bármilyen számot megadjanak. Az intervallum kiköthető, az űrlapvarázsló második lépésében. Ez általában minden típusú mezőre igaz. Ilyen mező lehet pl. telefonszám, irányítószám, stb.

 Legördülő lista – Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy válasszanak egy értéket, egy előzetesen megadott listából. Pl. Ilyen mező lehet a “Település”, ahol a lenyíló listában a következő értékek vannak felsorolva: Város, Község, Falu, stb. De pl. lenyíló lista lehet a “Megszólítás” is, amelynek értékei lehetnek: Hölgyem, Uram. Ezt akár a levelek megszemélyesítésénél is felhasználhatja.

 Jelölőnégyzetek – Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy válasszanak több igaz/hamis lehetőségből jelölőnégyzetek segítségével. A jelölőnégyzetek lehetővé teszik, hogy több érték közül válasszunk egyet, vagy akár többet is. Pl. ilyen mező

lehet “Milyen zenét szeret” mező, amelynél a választható értékek: klasszikus, rock, jazz, rock-and-roll, stb.

 Rádiógombok – Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy válasszanak egy értéket a több lehetőség közül. A rádiógombok nagyon hasonlítanak a jelölőnégyzethez, egy különbséggel, hogy a felsorolt értékek közül mindig csak egy elem választható.

 Dátum mező – Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy megadjanak egy dátumot egy adott intervallumból.

Amikor megadta a mező nevét, beállította, hogy kötelező-e, és választott típust, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra. A varázsló 2. pontjában további adatokat kell megadnia a mezőtípushoz. Pl. intervallumokat, mezőértékeket, stb. A következőben azt mutatjuk be, hogy az egyes mezőknél miket állíthat még be.

 Szöveg mező esetén, a 2. oldalon beállítható

o Alapértelmezett érték: az az érték, amely megjelenik az űrlapon, ha a feliratkozó nem ad meg adatot. Pl. a Név mező esetében ide írhatja, hogy Hölgyem/Uram. Így, aki nem ad meg nevet, azt Hölgyem/Uram-nak szólíthatja a hírlevelekben. A mező kitöltése nem kötelező, ha nem biztos benne, hagyja üresen ezt az értéket.

o Mező hossza: a mező szélessége, ahogy az űrlapon megjelenik

o Maximális hossz: a mezőbe beírható karakterek maximális száma (max. 255)

o Minimális hossz: a mezőbe beírható karakterek minimális száma (min. 0)

 Többsoros szövegmező esetén, a 2. oldalon beállítható

o Alapértelmezett érték: lásd: szövegmezőnél

o Sorok száma: a megjelenített sorok száma

o Oszlopok száma: a megjelenített oszlopok száma

 Csak számok esetén, a 2. oldalon beállítható

o Alapértelmezett érték: az az érték, amely megjelenik az űrlapon, ha a feliratkozó nem ad meg adatot. Pl. telefonszám esetén +36.

o Mező hossza: a mező szélessége, ahogy az űrlapon megjelenik

o Maximális hossz: a mezőbe beírható karakterek maximális száma, természetesen csak számok (max. 255)

o Minimális hossz: a mezőbe beírható karakterek minimális száma, természetesen csak számok (min. 0)

 Legördülő lista esetén, a 2. oldalon beállítható

o Magyarázat: Írjon egy magyarázatot. Ezt a felhasználók akkor látják majd, ha választaniuk kell a lehetséges értékek közül ehhez a mezőhöz. Ilyen magyarázat lehet pl.: Kérem válasszon egyet a felkínált lehetőségek közül.

o Értékek listája: Itt adja meg az értékek listáját ehhez a legördülő listához. Minden értéket új sorban kell megadni.

 Jelölőnégyzetek esetén, a 2. oldalon beállítható

o Értékek listája: Itt adhatja meg az értékek listáját ezekhez a jelölőnégyzetekhez. Minden értéket új sorban kell megadni.

 Rádiógombok esetén, a 2. oldalon beállítható

o Értékek listája: Itt adhatja meg az értékek listáját ezekhez a rádiógombokhoz. Minden értéket új sorban kell megadni.

 Dátum mező esetén, a 2. oldalon beállítható

o Alapértelmezett érték: az az érték, amely megjelenik az űrlapon, ha a feliratkozó nem ad meg adatot. Pl. 2008.11.12.

o Megjelenítési sorrend (első): itt adhatja meg, hogy a dátum első része mi legyen, Day/Month/Year (nap,hónap, év) szavak megadásával.

o Megjelenítési sorrend (második): itt adhatja meg, hogy a dátum második része mi legyen, Day/Month/Year (nap,hónap, év) szavak megadásával.

o Megjelenítési sorrend (harmadik): itt adhatja meg, hogy a dátum harmadik része mi legyen, Day/Month/Year (nap,hónap, év) szavak megadásával.

o Első év: az intervallum alsó határa évben.

o Utolsó év: az intervallum felső határa évben.

Ha ezeket a beállításokat megadta, amely beállítások a legtöbb esetben kihagyhatók, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra. Az “Egyedi mező létrehozása varázsló” utolsó oldalán meg kell adnia, hogy az egyedi mezőt mely listá(k)hoz szeretné hozzákapcsolni. Ha ezzel is kész, akkor kattintson a “Mentés” gombra.

5.2. Példa: egyedi mező létrehozása – HSZ Mail pro Demó esetében

Ebben a példában a HSZ Mail pro program Demó regisztrációs folyamatát mutatjuk be, ahol a Demó igényléshez az e-mail címen kívül a következő adatokat gyűjtjük még: cégnév, név, telefonszám, hol talált ránk. Ezek gyűjtéséhez Önnek egyedi mezőket kell létrehozni, méghozzá annyit, ahány adatot szeretne gyűjteni. Az egyedi mezőket természetesen nem csak egy e-mail listához, hanem bármelyikhez felhasználhatja.

5.3. Új egyedi mező létrehozása

Kattintson az “Egyedi mezők / Egyedi mező létrehozása” menüpontra. Az egyedi mezőket létrehozó varázsló első oldalán meg kell adnia a mező nevét, annak típusát (szöveg, szám, lenyíló lista … stb.), ill. hogy a mező kitöltése kötelező-e a feliratkozás során. A példában mi a “Cégnév” és “Hol talált ránk” nevet adtuk az egyedi mezők nevének. Ami természetesen egy szövegmező lesz, és kitöltése sem lesz kötelező. Ha a szükséges adatokat megadta, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra. Cégnév egyedi mező létrehozása a rendszerben A következő lépésben további korlátozásokat, adatokat adhat meg az egyedi mezőhöz. Az oldal annak függvényében lehet más, hogy az első lépésben milyen típust választott a mezőjének. Szöveges mező létrehozásakor a következő adatokat állíthatja még be (természetesen ezeket üresen is hagyhatja):

 Alapértelmezett érték: a szövegmezőben megjelenő alap-adat

 Mező hossza: a beviteli mező hossza

 Maximális hossz: a beírható karakterek maximális száma

 Minimális hossz: a beírt karakterek minimális száma

Ha megadta a még szükséges adatokat, akkor kattintson a”Tovább >>” gombra.

További adatok beállítása Cégnév szövegmező esetén A “Hol talált ránk” egyedi mező egy lenyíló lista lesz. Az egyedi mező létrehozásakor, első lépésben nem szövegmezőt választottuk típusnak, hanem lenyíló listát. Kitöltése nem kötelező. A 2. oldalon megadható további adatok mások lesznek, mint szövegmező esetében. Úgy, mint:

 Magyarázat: alap állapotban ez lesz olvasható a lenyíló listában.

 Értékek listája: a lenyíló lista elemeit kell megadni, egymás alatt felsorolva

Ha megadta az értékeket, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra.

További adatok beállítása Lenyíló lista esetén Az “Egyedi mező létrehozás” varázsló utolsó oldalán, meg kell határoznunk, hogy mely listá(k)hoz szeretnénk hozzárendelni az újonnan létrehozott egyedi mezőt. Nincs korlátozás, azaz egy egyedi mezőt az összes listához is hozzárendelhetjük. Ha ezzel is kész, akkor kattintson a “Mentés” gombra.

Az egyedi mező hozzákapcsolása listá(k)hoz – ebben a példában a PROTPMAIL Demó igénylők listához Más egyedi mezők létrehozása is ugyanezen a módon történik. Számuk nincs korlátozva, akármennyi egyedi mező létrehozható, melyek utólag is módosíthatók, törölhetők, átnevezhetők.

5.4. Egyedi mezők használat web-es űrlapokon

Amikor létrehoz egy webes pl. feliratkozó űrlapot, akkor az űrlaphoz hozzá kell kapcsolni azokat az egyedi mezőket, amely egyedi mezők ahhoz az e-mail listához is rendelve vannak, amelyhez az űrlapot készíti. Amikor készíti az űrlapot (feliratkozó, módosító), akkor nincs más dolga, mint a megfelelő lépésnél kijelölni azokat az egyedi mezőket, amelyre épp szüksége van.

5.5. Egyedi mezők megtekintése és szerkesztése

Kétféle módon nézheti meg a feliratkozóinak az adatait. 1. kiexportálja az adott listán lévő feliratkozókat egy CSV fájlba, majd az megtekintheti Excel táblázatban. Az exportáláshoz kattintson a “Feliratkozók / Feliratkozók exportálása fájlba” menüpontra. Ezek után könnyedén megnézheti, hogy az egyes egyedi mezőkhöz, milyen adatok tartoznak a feliratkozók részéről. A 2. módja, ha a “Feliratkozók / Összes feliratkozó megtekintése” menüpontra kattint, majd kiválasztja (megkeresi) azt a feliratkozót, akinek az adataira kíváncsi. Ha megtalálta, akkor a feliratkozó sorában a “Megjelenítés” gombra kattint. Más módon is eljuthat egy feliratkozóhoz, pl. kattintson az “E-mail listák / E-mail listák megtekintése” menüpontra. És a lista sorában kattintson a “Feliratkozók megtekintése” gombra. Ekkor láthatja, hogy az egyes feliratkozóhoz milyen adatok vannak tárolva. Az utóbbi módszer több feliratkozó adatainak szerkesztéséhez lassú módszer. Ilyenkor érdemesebb ismét betölteni az e-mail listára a feliratkozókat, azok módosított adataival. Így egyszerre több ügyfél adatát is módosíthatja. Egyedül az e-mail címeket hagyja változatlanul, minden más adat módosítható.

5.6. Egyedi mezők használat e-mail kampányoknál és autorespondereknél

Amikor létrehoz egy e-mail kampányt vagy autorespondert, akkor mindkét esetben a szerkesztő ablak eszköztárán talál egy olyan gombot, hogy “Egyedi mező beszúrása”. Erre kattintva – a felugró ablakban – kiválaszthatja a megfelelő egyedi mezőt, és beszúrhatja azt az e-mailbe. Az egyedi mezők, a felugró ablakban listánként vannak csoportosítva. A beszúrt egyedi mezők, mindig %% (dupla százalék) jelek közé vannak elhelyezve, ezzel is mutatva, hogy ők változók az e-mailben, helyükre mindig a feliratkozóhoz tartozó, és az egyedi mezőnél megadott érték kerül az e-mail kiküldésekor. Fontos: előnézetként elküldött e-mailek esetén, az egyedi mező kódja fog jelenik meg. Pl. ha beszúrt egy %%név%% egyedi mezőt, és azt elküldi előnézetként a saját címére, akkor a levélben továbbra is a %%név%% fog megjelenni, és nem egy konkrét név. Győződjön meg arról is, hogy amelyik listára küldi az e-mailt, azon a listán minden feliratkozóhoz legyen kitöltve az a mező, amelyiket beszúrta egyedi mezőként a levelébe.

6. Űrlapok

6.1. Különbségek az egyes űrlapok között, és miként használhatjuk azokat

Négy különböző űrlapot tudunk létrehozni a HSZ Mail proben:

 Feliratkozó űrlapot

 Leiratkozó űrlapot

 Küldés ismerősnek űrlapot

 Adatmódosító űrlapot

6.2. Feliratkozó űrlap

A Feliratkozó űrlapok arra szolgálnak, hogy az egyes látogatók, az Ön (vagy más) weboldalára kihelyezett űrlap segítségével feliratkozhassanak a különböző e-mail listáira, amely listákra Ön majd e-mail kampányokat, vagy épp autorespondereket küldhet. Ezen kívül további adatokat gyűjthet a feliratkozókról annak függvényben, hogy milyen egyedi mezőket hozott létre a HSZ Mail proben, ill. mely egyedi mezőket kapcsolta a feliratkozó űrlaphoz. A feliratkozó űrlap létrehozása nagyon egyszerű a HSZ Mail proben, csupán csak néhány kattintás. Tulajdonképp bármilyen adatot kérhet a feliratkozóktól, ennek csak a létrehozott egyedi mezők szabnak határt. Amikor végzett a feliratkozó űrlap generálásával, akkor kattintson a “HTML kód megtekintése” linkre. Ezek után nincs más dolga, mint az űrlaphoz generált HTML kódot beilleszteni az Ön weboldalának forrásába. Az űrlap külalakját természetesen az Ön weboldalának az arculatához tudja igazítani, ehhez viszont némi HTML programozási ismeret szükséges. Ezt inkább gyakorlott szerkesztőknek ajánljuk. Ha ezzel is kész, akkor nincs más dolga, mint várni, hogy a látogatók feliratkozzanak az e-mail listájára.

6.3. Leiratkozó űrlap

A leiratkozó űrlap létrehozása és beillesztése teljesen hasonló módon történik, mint a feliratkozóé, azzal a kivétellel, hogy egyedi mezőket nem kapcsolhatunk az űrlaphoz. A leiratkozó űrlapok feladata, hogy a listára feliratkozottak le tudjanak iratkozni az e-mail listáiról. A magyar, hatályos jogszabályok szerint, minden kiküldött e-mail kampányban el kell helyezni egy leiratkozó linket. Ennek legegyszerűbb módja, hogy az e-mail kampány szerkesztésénél, a szerkesztő ablakok elhelyezett “Leiratkozó link beszúrása” gombra kattint. Ezáltal a következő kódrészlet lesz elhelyezve: %%unsubscribelink%%. Ha a kiküldött e-mail kampányok “Kettős opt-out”-ot tartalmaznak, akkor elkerülheti, hogy valaki véletlenül leiratkozzon a listáról. Ugyanis a leiratkozó linkre kattintva, nem törlődik az ügyfél a listáról, hanem kap a leiratkozáshoz egy megerősítő e-mailt, és csak arra kattintva tudja azt véglegesíteni.

6.4. Küldés ismerősnek űrlap

Ennek az űrlaptípusnak az elkészítése sem különbözik sokban az előbbiektől. A legfontosabb különbség, hogy itt nem tudja megnézni a generált HTML kódot. Egyszerűen egy egyedi linket generál a program az űrlaphoz, majd ezt a linket lehet beilleszteni e-mail kampányokba, autoresponderekbe egyedi mezőként.

6.5. Adatmódosító űrlap

Teljesen hasonlóan hozható létre, mint a “Küld el ismerősnek” típusú űrlapok. Itt sem generált HTML kódot kapunk, hanem az e-mail kampányokba az űrlapra való hivatkozást tudjuk beszúrni egyedi mezőként. Az egyedi mezőként beszúrt linkre kattintva (ahol a link tulajdonképp az adatmódosító űrlap azonosítója), az ügyfél egy olyan oldalra jut, ahol a belépés után az adatait módosítani tudja. Amelyik listára feliratkozott korábban az ügyfél, ahhoz tartozó adatait tudja módosítani is.

7. Feliratkozók gyűjtése weboldalon keresztül

Feliratkozók gyűjtésének legegyszerűbb módja a feliratkozó űrlap használata. A HSZ Mail pro használatával néhány kattintással tud létrehozni űrlapot, majd annak generált HTML kódját csak egyszerűen be kell illesztenie az ön weboldalának forráskódjába. A következő részben ennek módjáról olvashat.

7.1. Feliratkozó űrlap létrehozása

Megjegyzés: mielőtt űrlapot hozna létre, önnek legalább egy e-mail listát létre kell hoznia. Űrlap létrehozásához kattintson az “Űrlapok / Új űrlap létrehozása” menüpontra. Az űrlap varázsló első oldalán néhány alapadatot kell megadnunk. Ezek a következők:

 Győződjön meg arról, hogy a “Válassza ki az űrlap típusát:” lenyíló listában a Feliratkozó űrlap van kiválasztva.

 Adjon nevet az űrlapnak.

 Ha szeretné, hogy a feliratkozás megerősítéssel történhessen csak, akkor pipálja ki a “Megerősítés szükséges?” jelölőnégyzetet. (kettős opt-in)

 Beállíthatja, hogy kapjon-e a feliratkozó köszönő e-mailt, vagy sem. Ha azt választja, hogy igen, akkor majd ennek az arculatát is meg kell szerkesztenie.

 Választhat az űrlapnak arculatot a beépített sablonokból.

 Formátum választásnál beállíthatja, hogy a feliratkozók maguk állíthassák be, hogy a levelező rendszerük milyen formátumú leveleket támogat. Érdemes ezt HTML formátumra állítani.

 Ha szeretne ellenőrző kódot az űrlaphoz (azaz biztonsági kódot tartalmazó generált képet), akkor jelölje be a “Ellenőrző kép beillesztése?” jelölőnégyzetet.

 Továbbá adja meg, hogy mely listá(k)hoz szeretné a feliratkozó űrlapot létrehozni, ill. hogy a lista mely mezői szerepeljenek az űrlapon.

Ha beállította az Ön által kívánt értékeket, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra.

Beépített űrlap-varázsló, első oldal, általános beállítások A beépített űrlap-varázsló következő oldala attól függően változhat, hogy milyen beállításokat választott az első oldalon.

 Szükséges lehet megerősítő e-mail szerkesztése HTML és/vagy TEXT formátumban, beállításoktól függően.

 Szükséges lehet köszönő e-mail, ill. köszönő oldal szerkesztése HTML és/vagy TEXT formátumban, beállításoktól függően.

 Hiba oldal szerkesztése HTML formátumban.

Ha végzett az oldalak ill. e-mailek szerkesztésével, akkor az űrlap-varázsló utolsó oldalán kattintson a “Mentés” gombra. Az utolsó oldal mindig a hiba oldal beállítási lesznek.

Ha végzett az űrlappal, akkor az “űrlapok megtekintése” oldalra jut. Itt a most létrehozott űrlap sorában kattintson a “HTML kód megtekintése” linkre. Ekkor megkapja a létrehozott űrlap HTML kódját. Ezek után nincs más dolga, mint a generált kódot beilleszteni az Ön weboldalának forráskódjába. Természetesen bármilyen más arculatot is adhat űrlapjának, de ahhoz már némi HTML programozási ismeret szükséges. A generált HTML kódot egyszerűen másolja be az ön weboldalának a forráskódjába Érdemes a kész űrlapot letesztelni, miután elhelyezte azt az Ön weboldalán, pl.:

 a kötelező mezők kitöltése valóban kötelező-e,

 működik-e az ellenőrző kód (ha választott ilyen opciót a beállításoknál),

 köszönő és megerősítő e-mailek megérkeznek a feliratkozás során,

 a köszönő és hibaoldalak kinézetét,

 a feliratkozás a kívánt listára történt-e.

Példa egy generált űrlapra

Egyedi mezők listája – számuk nincs korlátozva

8. Sablonok

Hírlevelek küldésekor érdemes arra törekedni, hogy minden kiküldött levél kinézete, kerete mindig azonos legyen. Ehhez érdemes sablonokat használni. Sablont választhat a beépített sablonok közül vagy Ön hoz létre. Az utóbbi esetben sokkal jobban a cége arculatához tudja igazítani a sablont, érdemes a saját honlap színeit, betűtípusait használni.

8.1. Saját e-mail sablon

A HSZ Mail pro lehetőséget ad arra, hogy ne csak a beépített sablonokat használhassuk, hanem a cég arculatának megfelelően kialakíthassunk egy új e-mail sablont. A saját e-mail sablon segítségével biztosíthatjuk azt, hogy minden kiküldött e-mail kampány, ill. autoresponder arculata egységes legyen. Ha már létrehozott egy saját e-mail sablont, akkor érdemes arról készítenie egy 247 pixel széles és 200 px magas GIF fájlt, előnézetként. A képet helyezze el az admin/resources/user_template_previews mappába. Az előnézeti képet a következőképpen nevezze el: ID_preview.gif, ahol a az ID az email sablon azonosítója. Ha pl. létrehozott egy új e-mail sablont, és annak az id-je 4, akkor az előnézeti kép neve a következő kell, hogy legyen: 4_preview.gif.

9. E-mail kampányok

Az e-mai kampányok azok, amelyeket kiküldhet az egyes listákra. E-mail kampányt korlátlan számban hozhat létre, kiküldeni viszont csak a vásárolt csomag keretein belül lehetséges. E-mail kampányt küldhetünk akár szűrt listára is, azaz az egyes listák bizonyos tagjainak csak. Továbbá a kiküldés történhet azonnal, ill. egy megadott időpontban.

10. Autoresponderek

Az autoresponderek tulajdonképp e-mail kampányok, azonban időzíteni lehet kiküldésüket a feliratkozáshoz képest. Azaz, ha Ön létrehozott egy feliratkozó űrlapot, és létrehozott már pár e-mail kampányt, akkor ezeket az e-mail kampányokat ki tudja küldeni meghatározott időközönként. Pl. az egyik hírlevelet a feliratkozás után azonnal, a másikat feliratkozás után 1 héttel, a harmadikat 1 hónappal, és így tovább. Ez a módszer hatékony eszköze az Online Direkt Marketingnek. De találkozhat ilyenekkel oktató e-mail sorozatoknál is.

10.1. Autoresponderek – HSZ Mail pro trükkök

Tegyük fel, hogy XY (aki egy megszállott póker játékos) meglátogatja az Ön weboldalát. Ön árul egy könyvet, amely a póker rejtelmeit mutatja be. Ő kíváncsi lesz, hogy mik is lehetnek ezek a rejtelmek, de ő még nem biztos abban, hogy meg is venné a könyvet. XY jelenleg épp egy hosszú hétvégét pihen ki, és fel kell töltenie a hitelkártyáját, mert az teljesen lemerült az online póker játékokban. XY meglát egy űrlapot az Ön weboldalán, amely űrlapon néhány adatot kell megadni, mint pl.: név és e-mail cím, ha szeretne többet megtudni. Néhány másodperccel a feliratkozás után XY egy e-mail kap, amelyben néhány előny található, hogy miért is érdemes megvenni a könyvet, ill. pár hasznos tanács a pókerről, amit bármikor hasznosíthat. Pár nap múlva egy újabb e-mailt kap XY a következő tartalommal: “Kedves XY! Mi tudjuk, hogy ön nagyon elfoglalt, főként azért is, mert egy ünnepi időszak jön, de szeretnénk egy speciális könyvet a figyelmébe ajánlani “Hogyan legyünk póker nyertesek” címmel, amit Önnek is nyújthat hasznos, és kifizetődő tanácsokat.” Nincs kizárva, hogy XY már elfelejtette a korábbi levelet, ezért is kell egy emlékeztető rá, ill. további megerősítés, hogy igen is szüksége van a könyvre. Persze ezek csak minták, arról is külön szakkönyveket talál, hogy miként fogalmazzon meg ilyen leveleket. Természetesen pár nappal később, újabb e-mail küldhető megerősítés címén, de mindig törekedjünk arra, hogy ne legyünk túl erőszakosak, inkább csak emlékeztető legyen. Minden e-mail küldése automatizálva van. Önnek nincs szüksége arra, hogy mindig nézegesse, hogy ki iratkozott fel, ezt a rendszer automatikusan végzi. Nincs szüksége személyes adatokra sem, csak az e-mail címre, és a levelek a beállított időpontokban automatikusan ki lesznek küldve.

Ez a példa bemutatta, hogy az autorespondereket minként tudja hasznosítani a marketingben. Érdemes pár percben végiggondolni a dolgokat, “Ön miként hasznosítaná az autorespondereket a weboldalán?!”

De én nem árulok semmit online!

Az autoresponderek nem csak az üzleti életben hasznosíthatók, nem szükséges Önnek feltétlenül árulnia valamit. Pl.: képzelje el, hogy önnek egy fodrászata van (férfi). Az üzletének egy részében segítenek az egyes az ifjú vendégeknek kiválasztani, a hozzájuk illő, legmegfelelőbb frizurát, stílust, amely kiemeli az illető egyéniségét. A weboldalán egy egyszerű űrlap található, mint pl. ez: “Srácok, olyan stílust szeretnétek, ami mindenkinek feltűnik?! Az ingyenes e-mail kampányunk megmutatja, hogyan lehetséges mindez.” YX kitölti az űrlapot, majd feliratkozás után azonnal kap egy e-mailt, amelyben néhány tipp van az egyes haj stílusokról, ill. milyen különbségek vannak az egyes férfi karakterek között. Majd felhívja a figyelmet a levél az ön fodrászatára, ahol tapasztalt dolgozók segítenek kiválasztani a megfelelő stílust. Pár nappal később egy újabb levelet kap XY, amelyben további tippek olvashatók, illetve ugyancsak felhívja a figyelmet a cégére. Természetesen a vége itt is a dolgoknak az, hogy szolgáltatást kap XY, amiért fizetnie kell. Azért azt vegyük észre, hogy az Internet, és az Ön weboldala egy kirakat. Nagyon kevés az olyan oldal, ami valóban csak informális jelleggel jött létre, a legtöbb oldal, ha közvetve is, de profitra orientálódik.

10.2. További tanácsok az autoresponderekhez

 Lehetőleg az autorespondereket személyesítse meg, egyedi mezők használatával (pl. név beszúrással).

 Tesztelje az autorespondereket. Ha szűrt csoportnak küldi, akkor győződjön meg arról, hogy valóban a célszemélyeknek lesz-e küldve.

 Nos, Ön használná az autorespondereket marketing kampányában?!

11. Példa: az Első e-mail kampány küldése

Az Ön első e-mail kampányának elküldése egyszerű feladatnak mondható, azonban előtte még szükség van néhány egyszerű feladat elvégzésére. Kövesse a következő néhány egyszerű lépést, és pillanatokon belül el is tudja küldeni az első e-mail kampányát.

11.1. Első lépés: e-mail lista létrehozása

Az e-mail listák tartalmazzák az Ön feliratkozóit. Úgy gondoljon ezekre a listákra, mint mappákra a számítógépen, amelybe azonos típusú dokumentumokat helyez el. A listák különböző adatokat tartalmaznak az egyes feliratkozókról. Ilyen adat pl. az e-mail cím – ami alapértelmezett, és elengedhetetlen -, de további mezőket vehetünk fel minden egyes listához, pl. név, kor, nem, stb., amelyeket feliratkozáskor a feliratkozóknak meg kell adniuk. Amikor e-mail kampányt küldünk ki, akkor azt csak e-mail listára küldhetjük, ami azt jelenti, hogy az adott listára feliratkozottak mindegyike megkapja azt. E-mail lista létrehozásához kattintson az

“E-mail listák / E-mail lista létrehozása” menüpontra

11.2. Második lépés: egyedi mező létrehozása

Az egyedi mezők arra szolgálnak, hogy ön további adatokat tudjon nyilvántartani a feliratkozókról, mint pl.: név, kor, nem, ország, telefon, stb., amelyek ismerete esetleg elengedhetetlen az Ön számára. Továbbá ezeket a mezőket, hogy a levele minél személyesebb legyen, beépítheti az egyes e-mail kampányok tartalmába. Természetesen érdemes az egyedi mezőket korábban létrehozni, illetve az e-mail listákhoz kapcsolni még azelőtt, hogy a feliratkozókat felvenné a listára, hogy feliratkozáskor ezeket az adatokat is meg tudják már adni a listára jelentkezők. De mindezekről a későbbiekben lesz még szó. Mező létrehozásához kattintson az “Egyedi mezők / Egyedi mező létrehozása” menüpontra

11.3. Harmadik lépés: feliratkozók felvétele és importálása

Mielőtt e-mail kampányt tudnánk küldeni bármelyik listára is, szükséges, hogy előtte legyenek is feliratkozók a listán. Első lépésben létrehoztuk az e-mail listánkat. Ebben a részben arról olvashat, hogy miként vehet fel címzetteket a listára. Ennek 3 különböző módja van.

11.3.1. Feliratkozók importálása fájlból

Ha már van egy listája feliratkozókról, pl. egy CSV fájlban, akkor lehetőség van annak beimportálására a rendszerbe, az Ön által kiválasztott listába. Ha nem CSV fájlban tárolja ezeket a feliratkozókat, akkor fontos, hogy előtte ilyen formátumú fájlba mentse azt. A CSV fájl soronként tartalmazza egy-egy feliratkozó adatait, mely sorokban az adatok egymástól pontosvesszővel vannak egymástól elválasztva, mint a következő példában: Fellhasznalo1@pszmail.com;Név1;Tel1;Cégnév1 felhasznalo2@pszmail.com;Név2;Tel2;Cégnév22 felhasznalo3@pszmail.com;Név3;Tel3;Cégnév3

Importáláshoz kattintson a “Feliratkozók / Feliratkozók betöltése fájlból” menüpontra A menüpontra kattintva elindul az “Importálás varázsló”. Válassza ki azt az e-mail listát, amelyikbe szeretne adatokat importálni, majd kattintson a “Tovább >>” gombra. A fenti példában az importálandó fájl 3 rekordot tartalmaz (3 sort), minden rekord külön sorban. A CSV fájlok rendszerint .CSV, vagy .TXT kiterjesztésűek. Kattintson a “Tallózás” gombra, majd válassza ki azt a fájlt az Ön számítógépén, amit importálni szeretne.

Feliratkozók importálásához egy fájlból, kattintson a “Tallózás” gombra, majd válassza ki a számítógépén az importálan-dó CSV fájlt. Tegyük fel, hogy az importálandó fájl első sora az mezőneveket tartalmazza. Lásd a lenti példán: E-MAILCÍM;NÉV;TELEFON;CÉGNÉV felhasznalo1@pszmail.com;Név1;Tel1;Cégnév1 felhasznalo2@pszmail.com;Név2;Tel2;Cégnév22 felhasznalo3@pszmail.com;Név3;Tel3;Cégnév3 … Győződjön meg arról, hogy “Igen, a fájl első sora a fejléc” jelölő-négyzet be van jelölve (ha nincs, akkor jelölje be), majd kattintson a “Tovább >>” gombra. Természetesen, ha az importált CSV fájlban az első sor nem tartalmazza a mezőneveket, akkor az iménti jelölő-négyzetből a pipát ki kell venni. Az importálás következő lépésében az importált fájl megfelelő mezőit kell összekapcsolnunk annak az e-mail listának a mezőivel, amely listára az adatokat szeretnénk beimportálni. Azok a mezők (ill. a mezőhöz tartozó adatok) nem lesznek beimportálva, amelyek egyik lista mezőhöz sem lettek hozzákapcsolva. Mindebből következik, hogy nem gond, ha a CSV fájlban a mezők száma több, mint az e-mail listáéban, és fordítva, ettől függetlenül az importálás végrehajtódik .

Bal-oldali (CSV fájlban talált) mezőkhöz kell kapcsolni, a jobb oldali e-mail lista mezőit. A lenyíló listákban ki tudja választani, hogy az egyes importált mezőkhöz mely lista mező tartozik.

Amikor az összekapcsolással végzett, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra. Végezetül kattintson az Importálás gombra. Ezek után megkezdődik az importálás, sorról-sorra. A felugró ablakban nyomon tudja követni, hogy éppen mennyi rekord lett, és hány rekord importálása van még hátra. Amikor vége az importálásnak, akkor a rendszer erről készít egy riportot:

A riport megmutatja, hogy mennyi a sikeresen és a sikertelenül importált rekordok száma

11.3.2. Feliratkozó felvétele manuálisan

Ha ön manuálisan szeretne a listához hozzáadni további feliratkozókat, akkor válassza a “Feliratkozók / Új feliratkozó felvétele” menüpontot. Felvételéhez manuálisan kattintson a “Feliratkozók / Új feliratkozó felvétele” menüpontra

Első lépésként válassza ki azt a listát, amelyhez szeretne új feliratkozót adni, majd kattintson a “Tovább >>” gombra. Ekkor egy űrlap fog megjelenni, ahol Önnek meg kell adni az új adatokat, ill. a megfelelő mezőket kell kitöltenie.

Egyrészt a rendszer által megadott, kötelezően kitöltendő mezőket, – pl.: e-mail cím, e-mail cím, megerősítés státusza – valamint a listához kapcsolt egyedi mezőket (az utóbbiak közül, hogy melyik kötelező, melyik nem, az attól függ, hogy az egyedi mező szerkesztése során milyen opciót választott).

Töltse ki az űrlapot, feliratkozó hozzáadásához egy kiválasztott e-mail listára.

11.3.3. Feliratkozók gyűjtése weboldalon, űrlap segítségével

Ha szeretné, hogy a weblap látogatói, fel is iratkozzanak egy e-mail listára, akkor önnek készítenie kell egy feliratkozó űrlapot, amit utána el kell helyeznie a weblapján. Ehhez minimális kis HTML tudásra szüksége van, de tulajdonképp elegendő majd csak az űrlap generált HTML kódját bemásolni a weboldal forrásába a megfelelő helyre. Különböző űrlapokat hozhat létre a szoftver segítségével: feliratkozó, leiratkozó, módosító vagy “Küldje tovább egy ismerősnek” űrla pokat. Önnek jelen esetben egy feliratkozó űrlapra lesz szüksége. Űrlap létrehozásához kattintson az “Űrlapok / Új űrlap” létrehozása menüpontra. A “Válassza ki az űrlap típusát:” lenyíló listában válassza feliratkozó űrlapot. Ezek után adja meg majd az űrlap nevét, továbbá néhány további beállítást, mint pl.: szükséges-e megerősítés, küldjön-e köszönő e-mailt a szoftver, stb. Ha nem biztos ezek funkcióiban, akkor a kérdőjelet ábrázoló (súgó) ikonokra állva az egérrel, pontos leírást kap mindezekről A feliratkozó űrlap létrehozása nagyon egyszerű

Ha megadta, ill. beállította az űrlaphoz szükséges adatokat, opciókat, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra. A következő oldalon annak függvényében, hogy miket állítottunk be az előbbi űrlapon, fognak megjelenni különböző szerkesztendő részek. Minderről egy másik részben bővebben olvashat, de ha valamiben nem biztos, akkor a súgó ikonok mindig nyújtanak támpontot.

Ha kész vagyunk az űrlap létrehozásával, akkor visszajutunk az Űrlapok megtekintése oldalra, ahol kattintsunk a kész űrlap sorában a “HTML kód megjelenítése” linkre. Ezek után annyi a dolgunk, hogy a generált kódot beillesszük a saját weboldalunk forráskódjába.

11.4. Negyedik lépés: e-mail kampány létrehozása

Most következik a legfontosabb rész, az e-mail kampány létrehozása, megírása, amit majd a már feltöltött e-mail listájára tud kiküldeni. Most megnézzük azt, hogy miként lehet egyszerűen létrehozni egy e-mail kampányt, segítségül hívva a rendszerben már előre elkészített sablonokat. A sablonokra úgy gondoljon, mint előre nyomtatott levélpapírokra, amelyre kerül majd maga az üzenet. Az előre gyártott sablonok használatára ritkán kerül sor, mert minden cégnek saját arculata, levélpapírja van. Lehetőség van arra is, hogy a ZSERON Kft. Önnek is készítsen egy minden igényt kielégítő hírlevél sablont.

Egy egyszerű e-mail kampány elkészítése HSZ Mail proben Kattintsunk az “E-mail kampányok / E-mail kampány létrehozása” menüpontra. Adjuk meg az e-mail kampányunk nevét, majd válasszuk e-mail kampány formátumnak, HTML formátumot. Ebben a példában egy egyszerű, alap sablonból, csak HTML formátumú e-mail kampányt hozunk létre némi kis grafikával és szöveggel. Végül válasszuk a felsorolt e-mail kampány sablonok közül “General / Elegant” sablont, és kattintsunk a “Tovább >>” gombra. A legtöbb sablonhoz tartozik előnézeti kép is, hogy a választást megkönnyítse a rendszer.

E-mail kampány létrehozása beépített sablon felhasználásával A következő oldal betöltődésekor, adja meg első lépésként az e-mail kampány tárgyát. Ez a tárgy lesz a kiküldött e-mailek tárgya. Fontos, hogy ez egy rövid, tömör lényegre törő leírása legyen a levél tartalmának. Lejjebb gördítve az oldalt, látni fogjuk az e-mail kampány szerkesztőt, egy webes szerkesztőt. Itt kell megadnunk a levél a tartalmát. Ebben a példában néhány bekezdést másolunk át egy Word dokumentumból, a szerkesztő “Paste from MS WORD” (beillesztés WORD-ből) funkciójával. Tartalom szerkesztése a beépített szerkesztő segítségével

A szerkesztő ablak alatt két gomb található. “Egyedi mező beszúrása” és “Leiratkozó link beszúrása” gombok. Leiratkozó linket szükséges beszúrni minden e-mail kampányba, a jelenleg hatályos törvényi szabályozások miatt. Ha mégis elfelejtené, akkor a HSZ Mail pro figyelmeztetni fogja erről a lépésről. Egyedi mező beszúrásához kattintson az “Egyedi mező beszúrása” gombra.

Egyedi mező beszúrása az e-mail kampányba Válassza ki azt az egyedi mezőt, amit szeretne beszúrni, majd kattintson a “Beszúrás” Gombra. Ekkor a beszúrt egyedi mező meg fog jelenni a tartalmi részben, ott ahol éppen a kurzor volt. Az egyedi mezőket %% jelek közé teszi a rendszer, ezzel jelezve azt, hogy ez egy változó, ahová majd az éppen aktuális adat fog kerülni. Ilyen lehet pl. %%Név%%, vagy %%E-mail cím%%, ahová majd éppen az aktuális feliratkozó neve és e-mail címe fog majd kerülni. Egyedi mezőt csak olyan listáról tud beszúrni, amely listához már korábban kacsolt egyedi mezőt! Ha a munkájával elkészült, akkor kattintson a “Mentés” gombra. Gratulálunk, Ön megszerkesztett az első e-mail kampányát. Nincs más hátra, mint annak elküldése az Ön e-mail listájára. Gratulálunk, ön megszerkesztette az első E-mail kampányát!

11.5. Ötödik lépés: e-mail kampány küldése

Az e-mail kampány küldése egyszerű feladat. A következő részben erről olvashat. E-mail kampányának kiküldéséhez kattintson az “E-mail kampányok / E-mail kampány küldése” menüpontra. E-mail kampány küldése a beépített e-mail küldő rendszer segítségével Amikor az e-mail küldő rendszer oldal betöltődik, válassza ki azt a listát, amelyre e-mail kampányt szeretne küldeni. Ha szeretné szűrni a listán szereplő feliratkozókat, akkor válassza az “E-mail küldése a kijelölt listák azon feliratkozóinak, akik megfelelnek a szűrési feltételeknek” rádió gombot. A mi példánkban most nem szeretnénk szűrni. Ezek után kattintson a “Tovább >>” gombra. A következő oldalon először is válassza ki a lenyíló listában azt az e-mail kampányt, amelyet szeretne a listára küldeni, majd kattintson a “Tovább >>” gombra. Most hagyjuk az alapértelmezett beállításokat, amelyeket természetesen módosíthat, ha szeretné.

Ha készen állunk a küldésre, akkor kattintsunk az “Igen, küldjük ki ezt az e-mailt” gombra, ha meggondolta magát, akkor a mégsem gombra. Ekkor a “Küldési napló” oldalára jutunk, ahol láthatjuk, hogy az e-mail kampányunk mikor lesz kiküldve. A kiküldést a küldés előtt még megszakíthatjuk, leállíthatjuk. A kiküldés befejezését jelzi a program, további részleteket a statisztikák menüpont alatt tudunk megnézni. Gratulálunk, Ön sikeresen elküldte az első e-mail kampányát!

12. További tanácsok és ötletek

12.1. E-mailek szignózása

A kiküldött e-mailek alján mindig helyezzen el ún. szignót, mert ez a legegyszerűbb módja annak, hogy még jobban növelje a weboldalának látogatottságát. A szignó tartalmazza a személyes adatait, a cég adatait, weboldal elérhetőséget, lehetőleg linkkel, ami arra mutat, és egy leiratkozó linket. Egy példa:

Üdvözlettel, Kovács József ügyvezető igazgató Minta Kft. Látogassa meg oldalunkat a www.minta.hu címen. Szeretnék leiratkozni erről a listáról

12.2. Link-kattintás teszt

Amikor létrehoz egy marketing e-mailt, akkor próbálja meg úgy megszerkeszteni azt, hogy a sima szöveg és linkek jól elkülönüljenek egymástól. Készítsen 3 e-mailt, ahol az egyikben sima szöveges, de jól elkülönülő link(ek) vannak, a másodikban linkként funkcionáló képeket, míg a harmadikba gombokat helyezzen el. Miután kiküldte a 3 különböző e-mailt, hasonlítsa össze a link átkattintási statisztikákat, így össze tudja hasonlítani, hogy melyik linkelési mód volt az, amelyiknél a legtöbben rákattintottak. Így legközelebb tudni fogja, hogy az e-mailekbe milyen linkeket helyezzen el, ezáltal növelve az átkattintások hatékonyságát.

12.3. E-mail-alapok tananyag

Tegye színesebbé weboldalát, bízzon látogatóiban és építse fel saját hitelességét, ezáltal gyűjtve minél több feliratkozót az egyes e-mail listáira, létrehozva pl. egy “E-mail alapok tananyag” kurzust. Tegye a következőket: hozzon létre néhány egyszerű autorespondert (pl.: 5-öt), mindegyiket egyedi tartalommal. Majd küldje el azokat időzítve, az elsőt feliratkozás után 24 órával, a másodikat 48 órával, és így tovább.

12.4. Levelek előnézete

A népszerű e-mail kiszolgálók, programok, úgy mint MS Outlook, képesek arra, hogy a beérkezett e-mailekről egy előnézeti képet mutassanak (Általában ez a levél felső része), amikor az adott e-mailre kattintunk a beérkezett levelek listájában. Ezért mindig törekedjen arra, hogy a leveleinek tetején valami érdekes tartalom legyen, mert ez az a rész, amivel megnyitás nélkül is találkozhat a feliratkozó. Ez a webes levelezőknél nem jellemző, de némelyikben előfordul, hogy az adott levélre kattintva, annak a felső része látszik. Ilyen pl. FreeMail-es webes levelező rendszer. Ha már a felső rész is felkeltette az olvasó kíváncsiságát, akkor biztos lehet benne, hogy az egész levelet végig fogja olvasni.

12.5. Ingyenes termékek, bónusz felajánlások

Ha Ön szeretné az e-mail listáit gyarapítani feliratkozókkal, akkor érdemes valamilyen ingyenes terméket, vagy valami más ingyenes dolgot (pl.: levásárolható kupont, E-book-ot, …stb.) felajánlani azoknak az ügyfeleknek, akik valamelyik e-mail listájára feliratkoznak. Bizonyosodjon meg arról is, hogy nem ál e-mail címeket adnak meg ez ügyben a feliratkozók. Erre egy jó módszer, ha használja a “Kettős opt-in” megerősítést, vagy beállít egy autorespondert, amit a feliratkozó 1 órával a feliratkozás után kap meg, és ebben az autoresponderben küldi el az ingyenes kupont, vagy más ingyenes terméket.

12.6. Minden alkalommal ugyanabban az időben

Amikor e-mailt küld a feliratkozóinak, mindig bizonyosodjon meg arról, hogy a levelet ugyanazon a napon, a napnak ugyanabban az idejében küldi, mint a korábbi leveleket. Pl.: minden szerdán délután 3-kor küldje ki a leveleket. A feliratkozói előbb-utóbb már várni fogják a leveleit, ami azt jelenti, hogy a tartalmát is el akarják majd olvasni, ezáltal fogékonyabbak lesznek mindenféle közlendővel kapcsolatban. Szóljon az a levél akár akciós termékekről, akár csak egy fontos közleményről.

12.7. Kulcs, a következetesség

Ha kiküld egy hírlevelet, vagy egy kiemelt e-mail publikációt, akkor győződjön meg arról, hogy a kiküldött e-mail kinézetre, hangulatra hasonló a korábban kiküldött levelekhez. Ez a fajta következetesség segíti Önt abban, hogy a levelei alapján egy pozitív képet alkossanak Önről a feliratkozók, egyfajta pszichés ráhatás ez. Így sokkal nagyobb hatást érnek el idővel a levelei az ügyfelei körében. Hozzon létre egy sablont a hírleveleinek, és bármikor, amikor egy új hírlevelet készít, akkor hozzon létre egy újabb példányt a sablonból, azt használva a hírlevél alapjául.

12.8. Kedd, szerda, csütörtök = több válasz

Az online felmérések azt mutatják, hogy kedden, szerdán és csütörtökön a leghatékonyabb hírlevelet kiküldeni, ugyanis az emberek ilyenkor a legfogékonyabbak erre. Ez azt jelenti, hogy a legtöbben ilyenkor szívesebben olvassák el az e-maileket, és nagyobb eséllyel kattintanak a levelekben található linkekre, ami természetesen hatékonyabb e-mail marketinget eredményez. Hétfőnként még mindenki piheni a mozgalmas hétvégéket, pénteken pedig, az emberek már túlságosan is a leendő hétvége programjaival vannak elfoglalva. A mi valós tapasztalataink azt mutatják, hogy a legeredményesebb kiküldések, szerdánként, 13-15 óra között vannak.

12.9. Megerősítés – “Kettős opt-in”

Ne akarjon sok ál-feliratkozót! A megoldás: használjon “kettős opt-in” megerősítő eljárást a hírlevél feliratkozó űrlapokon. A ” kettős opt-in ” azt jelenti, hogy minden látogató, aki szeretne feliratkozni az Ön egyik listájára, a feliratkozáskor kap egy ellenőrző e-mailt, az általa megadott e-mail címre. Az ellenőrző e-mailben lévő megerősítő linkre kattintva tudja érvényesíteni a feliratkozást. Ezáltal SPAM programok nem tudnak generálni hamis feliratkozókat az Ön listájára, másrészt azt is elkerülheti, hogy hibásan megadott e-mail címek legyenek rögzítve a listán.

12.10. Leiratkozás egy kattintással

Ha Ön az e-mail listáit szeretné gyarapítani feliratkozókkal, akkor két dolog szükséges: “kettős opt-in” feliratkozó eljárás, és gyors, egyszerű mód a leiratkozáshoz. Számos országban, így Magyarországon is a jelenleg hatályos törvények alapján, minden kiküldött e-mailben kötelezőn el kell helyezni egy leiratkozó linket. A leiratkozó linkre kattintva egy köszönő oldalra jutunk, ahol udvariasan közli a rendszer, hogy a leiratkozás sikeres volt. Érdemes megköszönni azt is, hogy a listán volt a feliratkozó.

12.11. Átkattintások maximalizálása

Mind a weboldalak, mind az e-mailek sok szöveget és grafikát tartalmazhatnak, mert szerkesztőik túlzsúfolják azokat, és ez nemegyszer nehéz feladat elé állítja a feliratkozókat, akár egy egyszerű feladat esetén is, úgy mint pl.: egy linkre kattintás, amely link különböző akciós termékekre mutat. Ez könnyen oda vezethet, hogy elveszti a türelmét a látogató, és nem jut el oda, ahová Ön szeretné.

Számos kereső oldal azt sugallja, hogy az internetezők zöme sokkal jobban kedveli az egyszerű, félkövér, kékszínű, aláhúzott linkeket, — mint pl. ezt a linket –, a bannerek és gombok helyett. Szóval, ha Ön szeretne egy linket elhelyezni mondjuk az e-mail kampányában, akkor ajánlatos a legegyszerűbben – az imént leírtak alapján – megszerkesztenie azt. Természetesen ez nem azt jelenti, hogy ezentúl minden feliratkozó rá fog kattintani a linkre, de az bizonyos, hogy hatékonyabb lesz az átkattintás.

12.12. Autoresponderek beállításai

Az Autoresponderek olyan automatikusan küldött e-mailek, amelyeket egy esemény bekövetkezése (főképp hírlevél feliratkozás, regisztráció) után megadott idővel küld a szoftver a feliratkozóknak. Pl. egy e-mail tanfolyam esetében: 1 lecke a feliratkozás utáni napon, a következő 1 hét múlva, a harmadik újabb egy hét elteltével, stb. Autoresponder létrehozásához kattintson az “Autoresponderek / Autoresponder” léterhozása menüpontra.

Az “Autoresponder létrehozás varázsló” első oldalán válassza ki azt a listát, amelyhez szeretné hozzákapcsolni az autorespondert, majd kattintson a “Tovább >>” gombra. Ha kiválasztotta az e-mail listát, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra A varázsló következő oldalán az autoresponder nevét kell megadnia. Illetve azt, hogy a listán szereplő összes feliratkozónak, vagy csak egy részének szeretné kiküldeni az autorespondert. Ha szeretné szűrni a listán lévő feliratkozókat, akkor a “Autoresponder küldése azoknak, akik:” rádiógombok közül válassza a “Csak azoknak a feliratkozóknak, akik megfelelnek az alábbi szűrési feltételeknek” opciót. Ekkor megjelennek a listához tartozó alap ill. egyedi mezők, és itt beállíthatja a szűrési feltételeket. Ha a beállításokkal kész, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra.

Ebben a példában az autorespondert csak azok kapják, akiknek ZSERON-os e-mail címük van, és a ZSERON weblapjáról iratkoztak fel. A varázsló 3. oldalán további adatok megadása szükséges, amely adatokat a HSZ Mail pro már az alapbeállítások alapján megadott. Általában ezeket az adatokon nem kell változtatni, természetesen igény szerint lehetséges. A megadható adatok a következők:

 Feladó neve: Milyen személynek, vagy cégnek a neve szerepeljen feladóként? Az alapértelmezett nevet a lista tulajdonságainál átírhatja

 Feladó e-mail címe: Az alapértelmezett e-mail címet a lista tulajdonságainál átírhatja.

 Válasz cím (reply-to): Amikor a feliratkozó megkapja az e-mailt és rákattint a válasz gombra, akkor ki legyen a válasz címzettje? Ön megváltoztathatja az alapértelmezett válaszcímet, ha módosítja a lista adatait.

 E-mail formátum: Milyen formátumban szeretné az autorespondert elkészíteni? Válassza a HTML-t, ha szeretne színes szöveget, képet, táblázatot elhelyezni az e-mailben. Válassza a TEXT formátumot, ha sima szöveget szeretne használni. Választhatja a “HTML és Text” változatot a két verzió létrehozásához, ekkor minden címzett olyan formátumban látja, amit az e-mail kliense meg tud jeleníteni.

 Küldés vezetéknévre: Ha van olyan egyedi mezője, amely a feliratkozók vezetéknevét tartalmazza, akkor azt itt megadva személyesebbé teheti a kiküldést. Ha nincs külön vezetéknév és keresztnév mezője, hanem egyben van a kettő, akkor ezt a név mezőt adja meg itt.

 Küldés keresztnévre: Küldés keresztnévre’, ‘Ha van olyan egyedi mezője, amely a feliratkozók keresztnevét tartalmazza, akkor azt itt megadva személyesebbé teheti a kiküldést. Ha nincs külön vezetéknév és keresztnév mezője, hanem egyben van a kettő, akkor hagyja üresen ezt a mezőt.

 Küldjük a jelenlegi feliratkozóknak is?: Válassza ezt az opciót, ha az autorespondert mind a régi, mind az új feliratkozóknak küldeni szeretné.

 Késleltetés: Mennyi idővel a feliratkozás után kell a címzettnek az üzenetet megkapnia? Válassza az “Azonnal, amint feliratkozik” opciót, ha azonnal feliratkozás után szeretné az e-mailt elküldeni. Válassza az “Az alábbi idővel a feliratkozás után” opciót, ha egy megadott idővel a feliratkozás után szeretné küldeni.

 Küldés multipart formátumban: Ha multipart formátumban küldi az e-mailt, akkor a címzett e-mail kliense döntheti el, hogy milyen formátumban (HTML vagy Text) tudja megjeleníteni az e-mailt. Érdemes ezt használnia, ha nem ad lehetőséget feliratkozói számára, hogy válasszanak feliratkozáskor formátumot (pl. mindenki HTML formátummal iratkozik fel). Ha nem biztos benne, akkor hagyja ezt az opciót bejelölve.

 E-mail megnyitások mérése: Szeretné mérni, hogy kik nyitják meg az e-mailt? Ha igen, akkor a statisztikák menüpontban ezt megtalálja. Ez csak HTML formátumú e-mailek esetében működik.

 Linkekre történő kattintás mérése: Mérje-e a szoftver, hogy a címzettek közül ki az, aki rákattint az e-mailben található linkekre. A kiküldés után a kattintási adatokat a statisztikák menüpontban találja.

 Sablon: Válasszon egy előre gyártott sablont az e-mail kampány alapjaként. Ezzel időt és munkát takarít meg. Új sablon létrehozásához a Sablonok menüpontot használhatja.

Ha végzett a beállításokkal, akkor kattintson a “Tovább >>” gombra. Az “Autoresponder létrehozó varázsló” utolsó oldalán megszerkesztheti magát az autorespondert, mind HTML mind TEXT formátumban, attól függően, hogy az előbbi oldalon milyen e-mail formátumot választott. Ha végtett a munkával, akkor kattintson a “Mentés és kilépés” gombra. Ezzel létre is hozta az 1. autoresponderét, amelyet bármikor módosíthat, vagy törölhet.

12.13. Bónusz: ötletek az autoresponderekhez

Nos, hogyan lehetne felhasználni az autorespondereket az üzleti életben? Most bemutunk egy ötletet arra, hogy milyen gyors, egyszerű és hatékony eszköz is valójában az autoresponder. Ebben a példában, Ön mondjuk pókeren nyert chip-eket vált be termékekre, az arra alkalmas weoldalán.

1. Hozzon létre egy új autorespondert, amelyet 24 órával később fog kiküldeni a program, miután valaki feliratkozott az Ön hírlevelére. Ebben az autoresponderben írja le néhány szóban, illetve képekkel illusztrálja, a legtöbb beváltott póker chip-et, és a levél aljára pedig helyezzen el egy linket a következő szöveggel “Tekintse be, az eddig beváltott chiek listáját, a Pókeroldalamon.com oldalon”.

2. Készítsen egy másik autorespondert, ami a feliratkozás után 1 héttel lesz kiküldve. Ebben helyezzen el linkeket, amelyek különböző cikkekre mutatnak, amely cikkekben az van leírva, hogy miként tudja elsajátítani pl. a póker/black-jack/rulett játékokat. Az emberek szeretik az ingyen dolgokat, és nagy valószínűséggel el is olvassák a cikkeket, főként akkor, ha még az előző heti top beváltásokat nem felejtették el.

3. Végül készítsen egy másik e-mail listát, ahhoz egy másik autorespondert. Ez az autoresponder 48 órával a feliratkozás után lesz kiküldve, azoknak, akik szeretnének kapcsolatba lépni önnel. A levél tartalmazza az ügyfélszolgálat elérhetőségeit, miként juthatnak egyéb segítséghez, ill. minden olyan segédanyaghoz linket, leírást, amelyre esetleg az ügyfelek kíváncsiak lennének.

Természetesen ez csak egy példa, de reméljük, hogy azért tanulságos. A lényeg, hogy az autoresponderek segítségével fenntarthatjuk az ügyfelek érdeklődését.

12.14. Miért nem tudtam kiküldeni egyik autoresponderemet az ügyfeleimnek?

Ha Ön, csak bizonyos feliratkozóknak szerette volna kiküldeni az autorespondert, akkor valószínű, hogy azért nem érkezett meg némely ügyfélnek az e-mail, mert nem feleltek meg a szűrési feltételnek. Pl., ha Önnek van egy egyedi mezője, mondjuk “Neme”, és az autoresponder kiküldésekor azt adta meg feltételnek, hogy csak a “Férfiaknak” legyen kiküldve …:

Autoresponder kiküldésekor, csak férfiaknak szűrés beállítás .. de mondjuk a feliratkozó felvételekor az adott feliratkozónál, véletlen, vagy nem véletlen, de “nő” lett választva nemnek:

Feliratkozó felvételénél, “Neme”-re nő lett választva … akkor bizony az adott feliratkozó nem fogja megkapni az autorespondert, még akkor sem, ha ugyanazon a listán vannak. Persze ez bármilyen más beállításnál is előfordulhat. Lehet, hogy a feliratkozó e-mail címéről már korábban visszapattant egy levél, ezért inaktív státuszba kerül. Így még, ha meg is felel a szűrési feltételeknek, akkor sem fogja megkapni az autorespondert.

12.15. Spam szűrők kikerülése, és egyéb e-mail marketing tippek

A következő leírásban néhány olyan alapszabályt olvashat, amelyek betartásával, jó eséllyel kikerülheti a SRAM-szűrőket, és több levele érkezhet meg a címzettekhez. Természetesen 100% módszer nincs, de apróbb trükkökkel javíthatunk a célba-érkezési statisztikákon.

12.15.1. Szavak helyes megválasztása

Nagyon sok SRAM-szűrő vizsgálja a beérkezett levelek tartalmát, illetve vizsgálja a levélben előforduló szavakat. Sok szó, mint pl.: ingyen, ingyenes, szex, stb. szavak tiltólistán vannak, ezáltal a SRAM-szűrők megjelölik, esetleg törlik is a levelet. Érdemes szavakról listát készíteni, ill. megnézni, hogy melyek helyettesíthetők más szavakkal, amelyek a SRAM-szűrőkön átmennek.

Későbbiekben (még ebben a leírásban) olvashat egy technikáról, amellyel kiszűrhetjük azokat a szavakat az e-mailekből, amelyek nagy valószínűséggel fennakadnak az egyes SPAM szűrőkön.

12.15.2. Kifizetődő, ha figyel az e-mailek formázására

Amikor egy e-mailt formáz, akkor törekedjen az egyszerűségre és a szakszerűségre. Lehetőleg kerülje a különböző színek, betűstílusok és méretek, illetve képek használatát, mert különben könnyen fennakadhatnak a SPAM-szűrőkön. Az e-mail legyen annyira tiszta (kódszinten egyszerű), amennyire csak lehetséges. Maximum 2-3 különböző betűstílust és betűméretet használjon. Pl. a túlságosan nagy karaktereket sok SPAM-szűrő képnek tekinti, és nem szövegnek.

12.15.3. Következetesség

Használjon (készítsen) sablont, ha e-mal kampányokat szeretne küldeni bizonyos időközönként. A sablon biztosítja arról, hogy a kiküldött levél külleme, szerkezete nagyon hasonló, ill. azonos lesz. Ráadásul, mindez szakszerűségre utal az ön hírleveleiben. Amíg a hírlevele nem indít be egy SPAM-szűrőt, addig az Ön célzott olvasója azonnal el tudja olvasni a hírlevelét, és még véletlenül sem készít a levélről riportot a szűrő. Néhány SPAM-szűrő folyamatosan kommunikál egy ún. SPAM szerverrel, és megjelöli a gyanús leveleket. Ha az ön e-mailje egyszer meg lett jelölve, attól kezdve minden levele SPAM-ként lesz megjelölve. Legyen következetes az e-mailek időzítésével, ez is segíthet. Ha havonta küld egy-egy e-mail kampányt (nem ajánlatos ennél többet, hacsak nem olyan jellegű, vagy annyira érdekes a téma), akkor törekedjen arra, hogy a mindig a hónapnak ugyanazon a napján és órájában küldjek ki azokat. Az ön potenciális olvasói hozzászoknak, idővel elvárják, hogy a levelek a szokott időben jöjjenek, a megszokott formában, küllemmel, a megszokott szakszerű tartalommal.

12.15.4. Mindig használjon “Kettős Opt-in”-t

Minden e-mail listájához használjon “Kettős Opt-in”-t. Ez pontosan azt jelenti, hogy amikor valaki szeretne feliratkozni az ön egyik e-mail listájára, akkor a feliratkozás nem azonnal történik, hanem a feliratkozó kap egy megerősítő e-mailt. Az e-mailben egy aktiváló linkre kattintva kerül fel az Ön e-mail listájára.

Ez azért nagyon fontos, hogy el tudja kerülni a helytelenül megadott, vagy érvénytelen e-mail címek tömkelegét. Másrészt, ha olyan valaki kap e-mailt Öntől, aki nem is iratkozott fel, vagy

legalább is nem gondolta komolyan a feliratkozást, akkor valószínű, hogy SPAM-nak fogja tekinteni a levelet, és megjelöli azt.

12.15.5. Leiratkozás és elérhetőségi adatok

Minden e-mail kampánynak tartalmaznia kell leiratkozó linket. Sok országban ez nem szükséges, de a magyar jogszabályok ezt megkövetelik. Továbbá szükségesek, a levelet küldő cég, személy elérhetőségeinek az elhelyezése a levélben, mint pl. telefonszám, faxszám, cím. Továbbá az elérhetőségi adatok lehetővé teszik, hogy az ügyfél fel is tudja venni Önnel / céggel a kapcsolatot.

12.15.6. Teszt, Teszt, Teszt

Első lépésként érdemes az e-mail kampányát elküldeni olyan e-mail címekre, amely szolgáltatóknál bizonyosan van spam szűrő. (pl. gmail.com ill. hotmail.com domain végződésű e-mail címeken biztosan van SZPAM szűrés).

12.16. E-mail megnyitások növelése, figyelemfelkeltő tárgyakkal

Akár a direkt reklám leveleknél, akár más leveleknél az egyik legfontosabb dolog, megfelelő, a levél tartalmára vonatkozó, ugyanakkor figyelemfelkeltő TÁRGY. Ha egy impozáns e-mail tárgyat sikerül kitalálnia, akkor nagy esély van arra, hogy az Ön e-mail kampányainak megnyitási száma drámaian növekedjen. A MarketingSherpa.com felmérései szerint, “csak” a megfelelő tárgy megválasztása következtében az ún. eszközmegtérülési mutató (ROI – return on investment) igen magas volt az e-mail kampányok 40%-nál, közepes az e-mail kampányok 45%-nál, és csupán csak 15%-nál volt alacsony. Minden e-mail tárgya kb. 50 karaktert tartalmazott. Ez is nagymértékben növelte az e-mail megnyitások számát. Az alábbiakban néhány további tippet, ötletet olvashat a hatékony e-mail marketing kampányokról:

1. E-mail tárgyak és megnyitások – tekintse meg, a már korábban kiküldött e-mail kampányok statisztikai adatait, főként az e-mail megnyitásokat. Figyelje meg, hogy mely e-mail kampányoknál volt a legmagasabb a megnyitási arány, és nézze meg azok tárgyát. Ebből esetleg tanulságokat vonhat le, hogy milyen trendet kövessen az e-mail tárgyak megfogalmazásakor, a jobb, e-mail megnyitási arányok érdekében.

2. A tárgyak fontossága – próbáljon meg minél több fontos és lényeges információt elhelyezni az e-mail tárgyában. Például ha az egyik e-mail kampánya egy akciós termékről szól, akkor a tárgyba mindenképp helyezze el a termék nevét, és néhány információt az akcióról. Pl.: 2000 Ft, gyapjú pulóver – csak ma a készlet erejéig.

3. E-mail tárgyak megszemélyesítése – ha a feliratkozókról további információk is a rendelkezésére állnak, mint pl. név, akkor a levél tárgyába érdemes elhelyezni azt. Ez egyfajta figyelmesség, nagyban javíthat az e-mail kampányok megnyitási statisztikáin.SPAM gyanús szavak elkerülése – néhány e-mail szerver SPAM szűrője, bizonyos szavaknál, automatikusan megjelöli a leveleket, annak SPAM gyanúja miatt, ha bizonyos szavakat talál a levél tárgyában. Ilyen szavak lehetnek pl.: ingyen, készlet, jelszó, szex, hitel, stb.

4. A kíváncsiság felébresztése – az egyik legjobb módja az e-mail megnyitások növelésének, ha felkelti a figyelmét a feliratkozóknak. Az e-mail kampányokban használjon impozáns főcímet, melyekkel arra ösztökéli az olvasókat, hogy nyissák meg a levelet és olvassák el annak tartalmát. Például ilyen lehet: Kedves [Feliratkozó neve] – Lenne egy kérdésem Önhöz

5. Akciók, vásárok első kézből – Az emberek kedvelik az időszaki vásárokat illetve az akciós termékeket, így tudassuk velük, hogy az elsők, akik minderről tudomást szereznek.

6. Előnyök kihangsúlyozása – használja ezt a technikát a hírleveleiben. Mi mindig használjuk a következő formátumot: “[XY Hírlevél] – [Előnyök]“. Ilyen esetekben az előnyök, mindig egy olyan kis cikknek a címe, amelyet a hírlevél tartalmaz. Pl.: HSZ Mail pro hírlevél – 10 ötlet, a hatékonyabb e-mail tárgyakhoz.

7. Egyszerű azonosítás – győződjön meg arról, hogy az Ön ügyfele tudja, hogy az e-mailt Öntől kapta. A megtévesztő tárgyak összezavarják az embereket, így mindig próbálja a saját, vagy cége nevét beszúrni a tárgyba. Figyeljen arra is, hogy a levél küldőjének e-mail címében ill. nevében szerepeljen neve, cégneve. pl.: HSZ Mail pro hirlevel@pszmail.com

8. Semmi felszólítás – kerülje az e-mail tárgyak végén a (túl sok) felkiáltójel használatát. A felkiáltójelek gyakori használata a felmérések szerint összezavarja és bosszantja az embereket, mert a reklámokra emlékezteti őket.

12.17. Mit jelent a visszapattant e-mailek feldolgozása?

1. Akárhányszor e-maileket küld ki feliratkozóinak, mindig megvan az esély arra, hogy nem minden e-mail érkezik meg, nem minden feliratkozó kapja meg a levelet. Ennek számos oka lehet, úgy mint.: érvénytelen e-mail cím, a postafiók tele van, az e-mail szerver nem működik, és így tovább. Amikor nem érkezik meg egy levél, akkor “visszapattan” a feladóhoz. A kiküldési naplóban minden célhoz nem ért levél meg lesz jelölve, és mellé van írva annak oka is.

2. Az oka, amiért a visszapattant e-maileket feldolgozzuk, vagy Ön feldolgozhatja, az az, hogy nem minden visszapattanás oka, érvénytelen e-mail cím, mint ahogy az előbb is említettük, lehet számos más oka is. Pl., ha tele a postafiók, akkor is visszapattan a levél, ezért talán érdemes egy későbbi időpontban újból kiküldeni azt arra címre, amelyről visszapattant.

3. Amikor egy e-mail kampányt, vagy autorespondert küld ki, akkor érdemes mindig bejelölni a visszapattant levelek feldolgozása jelölőnégyzetet kipipálni (alapértelmezésben ki van). Így bármikor tájékozódhat arról, hogy mely levelek nem érkeztek meg, és miért nem. Egészen addig, amíg a visszapattanásokat manuálisan nem törli.

4. A visszapattanásokat a rendszer két nagy csoportba sorolja. Vannak kemény, illetve puha visszapattanások.

5. Kemény visszapattanás: ha az e-mail cím nem létezik.

6. Puha visszapattanás: minden más, pl. ha a postafiók tele van.

7. Puha visszapattanás esetében, a HSZ Mail pro többször megpróbálja kiküldeni a leveleket, bizonyos időközönként. Ezt Ön nem tudja beállítani, hogy mikor, a rendszer automatikusan végzi. Ha 5 kiküldés alkalmával is visszapattan az e-mail, akkor a puha visszapattanóból kemény lesz, és ezután már nem próbálkozik tovább a rendszer. Természetesen Ön mindig meg tudja nézni, hogy pontosan mi is volt a visszapattanás oka.

8. Kemény visszapattanáskor, az e-mail címeket nem törli a rendszer az Ön e-mail listáiról, egyszerűen csak inaktív állapotba helyezi a feliratkozókat. Ezek után is tud a listára küldeni e-maileket, de a csak azok kapják meg, akik aktív állapotban vannak.